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Achats hospitaliers: de nouveaux leviers d'efficience sont à mobiliser (DGOS)

(Par Sabine NEULAT-ISARD, à la Paris Healthcare Week)
PARIS, 27 mai 2019 (APMnews) - Maintenant que la mutualisation de la fonction achat dans les groupements hospitaliers de territoire (GHT) est effectuée, il est nécessaire de mobiliser de "nouveaux leviers d'efficience" sur cette activité au cours des prochaines années, a indiqué la direction générale de l'offre de soins (DGOS), lors d'un point presse organisé à la Paris Healthcare Week la semaine dernière.
Lors de ce point presse, Raphaël Ruano, responsable du programme de performance hospitalière pour des achats responsables (Phare), a dressé un bilan positif de la fonction achat en notant pour ce secteur "une performance et une dynamique fortes et stables".
En 2018, alors que l'objectif de gains achat avait été fixé à 310 millions d'euros, il s'est élevé à 550 millions d'euros, a-t-il rappelé. "Le recours aux opérateurs d'achat mutualisé a été en augmentation", a précisé Raphaël Ruano. En 2017, ce recours avait déjà représenté 55% des gains achat.
Sur les 25 milliards d'euros des dépenses hospitalières annuelles en matière d'achats, ceux passant par les trois centrales nationales représentent 7,5 milliards d'euros et ceux effectués par le biais de groupements régionaux 2,5 milliards, le reste étant des achats locaux, a-t-il précisé à APMnews.
En 2017 également, 12 régions avaient dépassé leur objectif de gains et 122 GHT ont remonté un plan action achat de territoire (Paat).
L'objectif 2019 de "dépenses évitées" sur les achats hospitaliers a été fixé à 410 millions d'euros, a précisé Raphaël Ruano.
Dressant un bilan "deux ans et demi" après la création des groupements hospitaliers de territoire (GHT) et plus d'un an après la mutualisation des fonction achat dans chaque GHT, Raphaël Ruano a salué la mobilisation de la communauté des acheteurs, à travers les échanges régionaux animés par les agences régionales de santé (ARS), les échanges de bonnes pratiques ou de la participation de plusieurs centaines de participants aux groupes de travail mis en place par la DGOS (sur l'organisation de la fonction achat, la mise à jour des pratiques d'achat des produits de santé, les achats en coût complet, les pratiques de convergence des marchés,...).
Il a aussi noté la professionnalisation qui est "croissante et soutenue par des appuis opérationnels" (kits, guides, référentiel sur les achats...).
Il a cependant observé que la transformation des organisations était en cours mais restait "à finaliser" et que les processus achat existaient mais devaient être "protocolisés".
"Des marges de progrès sont aussi à activer" en matière de systèmes d'information (SI) achat et de généralisation des tableaux de bord de pilotage de la fonction achat, a souligné Raphaël Runao.
Interrogé sur le SI achat, il a expliqué que trois groupes ont été mis en place il y a plus de six mois pour travailler sur trois outils jugés prioritaires: un sur le reporting, le deuxième sur la planification du marché et le troisième sur la gestion des gains achats". Les spécifications ont été "définies" et des échanges ont lieu avec les éditeurs de progiciels. "Mais il y a encore des lacunes sur l'outil de planification ou l'outil de remontée des gains".
S'agissant de la dématérialisation du processus d'achat, un travail a été engagé pour tenir compte des programmes sur le numérique portés par le ministère pour permettre que les logiciels achat et de dématérialisation échangent. Malgré "beaucoup de progrès" dans les GHT, "on est encore sur des logiciels métiers qui ne se parlent pas", a indiqué Céline Wassmer, adjointe à la direction du pilotage et de la performance à la DGOS.
S'agissant des fonctions achat de territoire, un premier bilan révèle qu'elles ont franchi "un premier palier d'organisation", comme le montrent la manière dont cette fonction a été structurée au sein des GHT en incluant un périmètre d'achat "complet" (pharmacie, biomédical, informatique et travaux), et la gouvernance "transverse", le contrôle de gestion achat et les cellules de marchés de territoire qui ont été mises en place.
Des processus opérationnels "structurants" ont été également installés, a relevé Raphaël Ruano qui a évoqué l'élaboration de nouveaux processus achat du GHT et de référentiels au niveau des territoires.
Une "performance nouvelle" autour des Paat est constatée à travers notamment des démarches acheteurs-prescripteurs multi-établissements.
"Les premiers marchés communs de GHT voient le jour confirmant le potentiel attendu", a indiqué Raphaël Ruano.

La structuration des processus reste à consolider

Toutefois "la structuration des processus reste à consolider", a-t-il indiqué en soulignant la nécessité de renforcer la convergence et la priorisation des marchés et de définir des stratégies de recours aux opérateurs de mutualisation.
Globalement sur 2019-2022, comme il apparaît que les leviers d'actions classiques (massification, harmonisation des références...) "vont progressivement s'essouffler", il convient de trouver "de nouveaux leviers d'efficience", estime la DGOS.
"La nécessaire montée en efficience de la fonction achat de GHT va impliquer un recentrage de l'acheteur sur ces missions amont (sourcing, dialogue acheteur-prescripteur), une harmonisation des pratiques sur la base d'un corpus documentaire unifié (référentiel)" et un SI achat, a expliqué Raphaël Ruano.
De son côté, le recours aux opérateurs d'achat mutualisé, qui permet aux acheteurs de se "libérer" du temps, "va permettre d'envisager des modalités d'achat plus complexes". La DGOS travaille sur ce point sur les achats d'innovation et l'extension des modalités d'achat en coût complet (par exemple en prenant en compte des achats durables).
Elle travaille aussi un autre axe qui est l'optimisation logistique des GHT pour voir comment il est possible de rationaliser les moyens de stockage ainsi que les circuits de distribution (limitation des points de livraison, par exemple).
La DGOS et Phare comptent contribuer à mettre en oeuvre les nouvelles méthodologies d'achat en animant des réseaux hospitaliers et en élaborant de nouveaux outils (guides, foires aux questions,...).
Les chantiers vont être conduits en mode projet avec trois phases: une modélisation des impacts des nouvelles pratiques d’achat ou logistique, des cas pilotes dans des établissements volontaires et un essaimage vers tous les GHT.

Permettre aux équipes de se recentrer sur les soins

En matière de gains, l’atteinte de l’objectif 2019 de 410 millions d'euros de dépenses évitées renouvelle la nécessité d’une nouvelle dynamique reposant sur l’adhésion des acteurs, d’une poursuite de leur professionnalisation par la formation et la formalisation des bonnes pratiques et d'une consolidation de la nouvelle communauté des acheteurs de GHT via des groupes de travail, des documents partagés, ou l'accompagnement de réseau.
"L'ambition est de dégager des marges de manoeuvre pour permettre aux équipes de se recentrer sur le soins", a souligné Céline Wassmer.
san/eh/APMnews

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